E-Defter Nedir?

E-Defter bir diğer adıyla Elektronik Defterdir. Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu yasal olarak tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin önceden belirlenmiş formatlara ve standartlara göre elektronik ortamda muhafaza edildiği, kaynağının garantiye alınmasının ve ispat olarak kullanılmasının imkân tanındığı hukuki ve teknik düzenlemeler olarak ifade edilen teknolojik defter biçimidir.

E-Defter kanuni anlamda tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu Elektronik İmza veya Mali Mühür ile berat verildiği sistemdir. Kayıtlar standart bir XML formatında hazırlanmaktadır. E-Defterle hızlı ve düzenli bir denetim amaçlanmaktadır. E-Defter formatını kullanan işletmeler kâğıt ortamında defter tutamazlar. E-Defter geçiş yapıldığı anda işletme fiziksel defterler için kapanış vermeleri gerekmektedir. E-Defter Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı ile Ticaret Bakanlığı tarafından ortak olarak yayınlanmış olan tebliğ ile yürürlüğe girmiştir.

E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Defter uygulamaları yalnızca elektronik ortamda başvuru yapılan bir sistemdir. Başvuru esnasındaki yöntemler tüzel kişi ve gerçek kişi arasında farklılıklar içerebilir. E-Defter başvurusunda tüzel kişi mükellefi olan başvuru formunda yer alan taahhütnamesini doldurulmalıdır. Mükelleflerin başvuruyu gerçekleştiren kurumun sahip olduğu mali mühür ile onay vermeleri gerekmektedir. E-Defter başvurusunda mükellef gerçek kişi ise başvuru formu ve taahhütname doldurulur, kendilerine ait olan mali mühür ya da elektronik imza ile onay vermeleri gerekmektedir.

Defterlerini elektronik ortama Entegre etmek isteyen kişiler tüm elektronik defter işlemlerini Gelir İdaresi Başkanlığından uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir.  Başvuru süreci kısa olarak özetlenmesi gerekirse mali mühür ya da zaman damgası, entegratör yazılıma sahip olunması, kullanılan Entegrasyon Programının Elektronik Defter formatına göre güncellenmiş olması, mükelleflerin E-Defter saklama zorunluluğu halinde Türkiye’de uygun arşivleme seçeneğinin seçilmesi şeklindedir.

Mevcut durumda cirosu 3 milyon TL’sini geçen tacirler 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına geçmeleri, 1 Ocak 2024 tarihinde ise E-Defter uygulamasına geçmeleri gerekmektedir.

E-Deftere Geçmenin Maliyeti Nedir?

E-Deftere geçmenin pratik olarak aslında pek bir maliyeti bulunmamaktadır. Bunun için sadece Mali Mühür başvuru ücretleri gibi ufak tefek masraflar yapmış olursunuz. Fakat Elektronik Deftere geçiş yaparken başvurudan ziyade bazı Entegrasyon firmaları ile de anlaşmanız gerekebilir. Bu Entegrasyon firmalarına biraz çetin ücretler ödemek zorunda kalabilirsiniz.

E-Defter Saklama

E-Defter saklama uygulaması Windows işletim sistemleri üzerinden kurulmaktadır. E-Defter saklama uygulaması deftersaklama.gib.gov.tr adresi ile bağlantı kurularak yapılabilir. E-Defter saklama uygulaması HTTP protokolünde kullanılmaktadır.

E-Defter uygulamasına dâhil olan tacirler ve mükellefler edefter.gov.tr adresinde duyurulmuş olan format ve standartlara uygun olarak aylık dönem itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmalı ve saklamalıdırlar. Elektronik Defter uygulamasına dâhil olan mükellefler dâhil oldukları aydan itibaren söz konusu olan defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. E-Defter ortamında tutulan defterler haricinde kâğıt ortamında tutulan defterler tutulmamış sayılmaktadır.

E-Defter Uygulamasındaki Yoğunluk

E-Defter uygulaması oldukça kolay bir uygulama olarak bilinir. Ancak yoğun çalışma temposundan kaynaklı son günlere kalan tüm işletmeler Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik defter beratlarını göndermekte zorlanabilirler. Son günlerde sistem üzerinde yoğunluk meydana gelebilir.