E-Fatura Nedir?

Fatura kesilmesine sebep oluşturan üç farklı neden bulunur. Bunlar; Ticari nedenler, muhasebe nedenler ve vergisel nedenlerdir. Fakat günümüz şartlarında teknolojinin de gelişmesiyle birlikte işletmeler arasında faturalar kâğıt ortamında değil de elektronik ortamda düzenlenmeye başlanmıştır. Kâğıt faturalar ile aynı hukuki değere sahiptir.

E-Fatura Maliye Bakanlığı tarafından vergi kaçağını engellemek, sistemi kolaylaştırmak, teknolojiye uyum sağlamak, Kâğıt israfını azaltmak adına oluşturulmuş bir sistemdir. Tüm denetimler dijital ortamda gerçekleştirilmektedir. Bu sayede hem vergi kaçağının önüne geçilir, hem de zamandan tasarruf sağlanır.

Neden E-Fatura Tercih Edilmektedir?

Elektronik Fatura anlamına gelen E-Fatura ticari ve muhasebe bir işlemdir. Fatura sistemini oluşturan teknoloji günümüz şartlarında oldukça geniştir. Teknoloji kullanıldığı için kâğıt üzerindeki faturaya göre daha maliyetli bir seçim de olsa zamanla bu ücretler kendini amorti etmektedir.

Elektronik Fatura genel olarak faturaların internet ortamından gönderilip alınması olarak ifade edilir. Maliyenin sunucuları tarafından veya özel Entegrasyon şirketleri tarafından alıcı ve satıcı ile aradaki bağı kurarak elektronik ortamda düzenlenen Faturaları iletmektedir. Fatura için itiraz süreleri ve iptal kâğıt faturalara göre farklılık göstermektedir.

E-Dönüşüm Uygulaması Nedir?

Dijitalleşmenin en önemli ayaklarından birisi E-Dönüşüme geçiş yaparak ön muhasebe için gerekli olan süreçleri dijital ortama taşımak mümkündür. Özellikle e-dönüşüm için önemli noktalardan birisi olan sistem ile E-faturayı elektronik ortamda düzenlemek mümkündür.

Ofisten uzak ya da yakın çok kolay şekilde fatura düzenleme işlemi gerçekleştirecek olan Elektronik Fatura ile birlikte pek çok avantaj da sağlanmaktadır. Özellikle günümüz şartlarında dijitalleşme bir ihtiyaç haline gelmekten öte tamamen bir gereklilik olmaya başlamıştır. Elektronik Fatura hem işletmeler hem de tüketiciler için oldukça kolay ve avantajlıdır.

Elektronik Fatura Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

E-Arşiv de dikkat edilmesi gereken bazı hususlar bulunmaktadır. Bunlar arasında E-arşiv düzenleme tarihi ve belge numarası, E-Arşiv Faturayı düzenleyen kişinin adı soyadı iş adresi ve bağlı olduğu vergi dairesi, müşterinin adı soyadı iş adresi ve bağlı olduğu vergi dairesi, kare kod ya da barkod, satılan malların teslim tarihi, malın miktarı türü vergi oranı ve tutarı yer almaktadır.

Elektronik Fatura da bulunması gereken bilgiler arasında ise Elektronik Faturanın düzenlenme tarihi, Elektronik Faturayı düzenleyen kişinin adı soyadı bağlı olduğu vergi dairesi vergi kimlik numarası, müşterinin adı soyadı ve bağlı olduğu vergi dairesi, satılan malların teslim tarihi, Elektronik Fatura kaşe ve imzası, barkod ya da kare kod bulunmak zorundadır.

Hem Elektronik Fatura hem de E-arşiv kullanıcıları E-fatura mükellefi olmayanlara E-Arşiv faturası düzenleyebilir. Bakıldığında E-fatura ve E-arşiv aynı şey değildir. E-arşiv faturaların ikinci nüshasının elektronik ortamda oluşturulup saklanması, gerektiğinde elektronik olarak ibraz edilmesini sağlamaktadır.

Kimler E-fatura Mükellefidir ve Kimler E-fatura Düzenleyebilir?

Yürürlükte bulunan kanunlarla birlikte Elektronik Fatura kullanması gereken kişiler E-Fatura mükellefi sayılmaktadır. Elektronik Fatura mükellefi olarak kabul edilmeleri için brüt satışları 5 milyon ve üzerinde olmalıdır. Bu durumda 2021 cirosu 5 milyon TL üzerinde olan firmalar en geç 1 Temmuz 2022 tarihine kadar E-Fatura kapsamına alınmaları gerekmektedir.

E-defter geçiş zorunluluğu kapsamında cirosu 5 milyon TL’sini aşan, aynı zamanda E-fatura ve E-Arşiv’e geçen firmalar belirli bir tarihe kadar E-defter uygulamasına geçmeleri gerekmektedir. Ayrıca E-arşiv ve E-Fatura sistemine gönüllü olarak geçen işletmelerin belirli limiti aşmadan E-defter uygulamasına geçmelerine gerek yoktur.

E-fatura Nasıl Kesilir?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan firmalar için E-fatura zorunluluğu getirildiğinden bahsetmiş olduk. Fatura oluştururken izlenmesi gereken kurallar bulunmaktadır. Öncelikle bu faturaların kesim işlemleri Hizmet Sağlayıcılarının web sayfası üzerinden yapılmaktadır.

Sayfa üzerinde firmaya iletilen “Kullanıcı adı, şirket kısa kodu ve şifre” ile hesaba giriş yapılması gereklidir. Hesapta yer alan Elektronik Fatura ekranında “Giden Fatura” seçeneğine tıklayarak ilgili olan fatura bilgileri doldurulur. Açılan E-fatura oluşturma ekranında zorunlu doldurulması gereken alanlar doldurulur. Tüm alanlar doldurulduktan sonra gönderilir ve gönderilen Elektronik Fatura Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından incelenebilmektedir. Karşı firmanın faturayı onaylaması gerekmektedir. Onaylanmaması durumunda ise tespit edilen hata koduyla geri bildirim düzenlenir.

Elektronik Fatura gönderimi ya da alımı yapabilmek için hesapta kontör yüklemesi yapılmış olmalıdır. Bulunan her bir kontör Elektronik Fatura gönderimi ya da alımını sağlamaktadır. Yani Fatura kullanımı için kontör yüklemesi şarttır. Kontör ise para ile yüklenebilmektedir.

E-fatura Saklama ve Arşivleme İşlemleri Nasıl Yapılır?

Dijital dönüşüm uygulamaları git gide artış göstermektedir. E-fatura mükelleflerinin anlaşmış oldukları hizmet sağlayıcılarının portalında faturalar saklanmaktadır. Belirli firmalar Elektronik Fatura Saklama için ücret talep ederken bazı hizmet sağlayıcıları ise ücret talep etmemektedir.

Bu Firmalara örnek olarak Uyumsoft, Luca E-Defter vs. gibi örnekler verilebilir. Bu firmalar hizmet sağlayıcılarıdır ve yapacağınız işlemlerinizi kolaylaştırarak faturalarınızı arşivleyebilirler.